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Como contratar um colaborador? Você, como profissional de RH, sabe bem que o Ministério do Trabalho exige uma série de registros na hora de contratar novos funcionários. Muitos gestores podem se confundir com toda a burocracia.
Essa documentação serve para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida. Dessa forma, a empresa conhece muito mais o empregado contratado e tem melhor noção das suas necessidades.
O Ministério do Trabalho pode, a qualquer momento, exigir uma fiscalização. Sendo assim, é sempre melhor e muito mais seguro estar com a documentação em dia.
Como contratar um colaborador: quais documentos devem ser solicitados para o funcionário?
O funcionário deve ceder a empresa como documentação obrigatória (prepare-se, a lista é longa):
- Original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Cópia do RG;
- Cópia do CPF;
- Título de eleitor para maiores de 18 anos;
- Comprovante de residência;
- Inscrição no PIS/Pasep;
- Cópia do comprovante de escolaridade;
- Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
- Certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
- Certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
- Declaração de concubinato na CTPS, no caso de a pessoa ser casada, para colocar o cônjuge como dependente;
- Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
- Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
- Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
- Caso haja, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
- Fotos 3×4;
- CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.
Como a empresa deve proceder com os documentos na hora de contratar um novo colaborador?
Após a entrega dos documentos realizada pelo funcionário, a empresa não pode retê-los por mais de 5 dias – mesmo se tratando de cópias autenticadas. O melhor é que, no ato da devolução, seja feito uma espécie de contrarrecibo.
O registro na carteira de trabalho deve ser realizado em um período de até 48 horas. As informações colocadas na CTPS são data de admissão, remuneração, banco em que o FGTS é recolhido e prazo do contrato, caso ele exista.
A empresa NÃO pode pedir! É LEI!
Alguns documentos não podem ser exigidos pela empresa durante o processo de como contratar um colaborador. São eles:
- Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
- Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
- Dados sobre antecedentes criminais (exceto casos específicos)
- Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
- Exame de HIV.
A proibição ocorre pois é considerada ação discriminatória, que poderia provocar embaraço ao funcionário e prejudicar sua imagem no trabalho. Ao solicitar esses documentos, a empresa corre risco de responder processo trabalhista por danos morais.
Conseguiu esclarecer suas dúvidas sobre como contratar um colaborador? Conte para nós nos comentários!
