Tempo de leitura: 4 minutos
Realizar reuniões produtivas pode ser um pouco mais complicado do que parece e você pode acabar caindo nas garras das reuniões chatas. Então, qual seria a alternativa para manter seus colaboradores alinhados com a empresa?
Banir, de vez, as reuniões do calendário da empresa?
Ora, não precisamos ser tão extremos! Reuniões não podem se tornar um bicho de sete cabeças para você e a sua equipe. Até porque, no fim das contas, reuniões produtivas são necessárias e tem o poder de melhorar a comunicação interna da equipe.
8 dicas para fugir das reuniões chatas
Para garantir que você transforme reuniões chatas em reuniões produtivas, nós, da Valesul, preparamos 8 dicas especiais para ajudar você nessa missão e se livrar de vez desse medo! Vamos lá?
1 – Defina bem a sua pauta
Poucas coisas têm o poder de tornar uma reunião tão maçante quanto não ter um propósito específico e ficar perambulando sem rumo pelos mais variados assuntos. Além disso, uma reunião sem diretrizes pré-definidas corre um grande risco de virar bagunça.
Antes da reunião, defina quem irá tomar a frente e qual é o objetivo dela. Melhor ainda se essa relação for enviada com antecedência para os envolvidos.
O segredo para ter reuniões produtivas está no planejamento de pauta
2 – Busque alternativas
É fato: muitas reuniões, além de chatas, podem se tornar completamente inúteis. Não exatamente pelo conteúdo, mas pela forma como são conduzidas. Faça-se o seguinte questionamento: preciso convocar uma reunião para passar determinada informação?
Se a resposta for não, prefira utilizar outros meios, como o próprio e-mail corporativo de cada colaborador.
3 – Entenda que nem todo mundo precisa fazer parte da reunião
Não se engane: trazer mais colaboradores para a mesma reunião não vai trazer mais ideias. Pelo contrário, pode ter o efeito reverso e extenuar o seu pessoal. E você já sabe, não é? Quanto mais pessoas, mais longa uma reunião.
4 – Entenda que reuniões produtivas resultam em uma ação direcionada
Tenha em mente que uma reunião verdadeiramente produtiva tem como objetivo tirar os planos do papel. Afinal, toda reunião deve culminar numa ação – seja ela grande e decisiva ou que apenas vá otimizar o operacional.
Novidades e atualizações podem ser passadas por e-mail.
Providenciar, responsabilizar e dar um prazo: passo a passo da ata assertiva
5 – Adote o método do trinômio Providência – Responsável – Prazo
A reunião já está em curso, mas como organizar a ata de forma que nenhuma pendência fique para trás? Bem, nossa dica é utilizar o trinômio Providência, Responsável, Prazo:
- Providência: ação que deve ser tomada;
- Responsável: pessoa, setor ou empresa responsável pelo cumprimento da ação;
- Prazo: para quando se espera a entrega da providência.
6 – Dê um fim à sua reunião – não importa o quão produtiva ela está sendo
Não importa o quão produtiva a sua reunião está sendo. Ela precisa de um fim. Faça com que a reunião dure, no máximo, uma hora. Qualquer tempo mais do que isso será maçante para seus colaboradores – e para você também.
7 – Evite fazer reuniões mais de uma vez por semana sobre o mesmo assunto
Não caia no conto do gestor que confunde comunicação interna com quantidade de reuniões. Além reuniões excessivas consumirem todo o tempo de trabalho dos seus colaboradores, elas podem começar a ficar cansativas – mesmo se você trouxer informações diferentes e bombásticas em cada uma.
8 – Não faça o papel de chefe, faça o papel de líder
Por fim, ao reunir os seus colaboradores, não adote a postura autoritária de um chefe. Não cobre os funcionários de forma constrangedora e nem force as pessoas a dar ideias.
Antes, haja como um líder e guie os passos de cada um, para que, juntos, todos encontrem a melhor saída.
A Valesul Benefícios é o mais eficiente e prático canal para gestão de benefícios online. Vale-transporte, vale-alimentação, vale-refeição e Vale-combustível: nós temos a melhor solução para sua empresa. No blog, dicas para Gestão de Recursos Humanos, Administração de Empresas e muito mais. Clique aqui e curta nossa página no Facebook.
